How To Make a Good Proposal

Oleh : Andy Setyawan S.Hum
(silahkan diunduh, dimanfaatkan, namun jangan disalah gunakan)

1. Pembuatan proposal kegiatan sebaiknya tidak lebih dari 10 halaman, hal ini dikarenakan untuk memudahkan pembaca untuk memahami isi kegiatan yang akan diselenggarakan.
Cover
1. content utama yang harus ada dalam cover adalah : nama kegiatan, tema kegiatan, & instansi penyelenggara.

Content Proposal terdiri dari:

A. Latar Belakang
Dalam latar belakang menjelaskan alasan-alasan mengadakan program/acara, serta urgensi program/acara diadakan.

B. Judul Acara/Program
Judul kegiatan dibuat sesingkat dan semenarik mungkin yang menggambarkan secara keseluruhan program yang akan dilaksanakan.

C. Tema Acara/Program
Tema program merupakan “take line” yang akan digunakan dalam pelaksanaan acara/program, dan juga menggambarkan nuansa kegiatan acara/program.

D. Landasan Acara/Program
Kemukakan dasar acara/program yang akan diadakan. Landasan dalam proposal kegiatan merupakan dasar-dasar peraturan hukum yang mengikat, missal: pancasila, UUD, PP, peraturan sekolah, program kerja yang disepakati bersama.

E. Tujuan Acara/Program
Kemukakan apa tujuan (goal) yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan acara/program. Tujuan diharapkan mampu menjawab masalah-masalah yang ada dalam latar belakang program.

F. Kegunaan Program
Kemukakan apa saja kegunaan program ini bagi: siswa, masyarakat, dll. Dan seberapa besar kegunaan acara/program yang nantinya akan didapat subjek bagi pengembangan mental, spirit, maupun prilaku.

G. Metode Pelaksanaan Program
Metode pelaksanaan program dapat dirincikan sbb:
1. Rancangan Teknis Program:
a. Sasaran
Kemukakan untuk siapa program itu dilaksanakan. Sasaran terkait dengan sponsorship (dari segi kuantitas/jumlah sasaran). Misal: anda ingin mengadakan pentas seni yang sasarannya adalah siswa SMA se- DKI Jakarta sebanyak 1000 orang, oleh karena itu carilah perusahaan yang pangsa pasar produknya adalah anak muda seperti operator telekomunikasi, minuman kaleng, dll.

b. Bentuk Umum Pelaksanaan Program
Kemukakan apa bantuk kegiatan yg akan diadakan. Misal: bakti social, seminar, pentas seni, talkshow, dll, dan kemukakan secara detail. Masing-masing bentuk kegiatan sebaiknya dideskripsikan secara detail dan jelas.

c. Waktu & Tempat Pelaksanaan
Kemukakan secara jalas waktu dan tempat pelaksanaan program (jika kegiatan outdoor akan semakin baik jika disertakan peta/denah lokasi)

d. Kriteria keberhasilan
Kriteria keberhasilan merupakan hal-hal yang menjadi indicator bahwa acara yang akan diadakan berjalan sukses, misalnya: tercapainya target peserta, jadwal kegiatan tidak ada yang pending, dll.

H. Jadwal Kegiatan Program
Jika acara/program dilaksanakan lebih dari 1 hari buat jadwal kegiatan progran dalam bentuk tabel. Jika program dilaksanakan dalam satu hari buat susunan acaranya.

I. Anggara Biaya
Tulis semua anggaran yang dibutuhkan dalam pengimplementasian kegiatan. Terdapat 5 pos utama yang harus dianggarkan:
1. Kesekretariatan (pengadaan & penggandaan proposal, surat menyurat, cap, LPJ)
2. Acara
3. Konsumsi
4. Perlaptrans
5. Dokumentasi
Penutup

J. Pengesahan
Pihak-pihak yang berhak meng-approved sebuah proposal kegiatan adalah orang-orang yang nantinya akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan tersebut. Jika kegiatan dibuat dalam lingkungan sekolah, maka pihak-pihak yang berwenang untuk meng approved adalah kepala sekolah, Pembina OSIS, dan ketua pelaksana (PO). Ketiga pihak tersebut sudah cukup melegalkan kegiatan yang akan diadakan. Hindarkan approval lebih dari 5 orang, hal ini berkaitan dengan banyaknya kordinasi yang nanti akan panitia lakukan jika banyak orang yang approved proposal tersebut (management waktu kordinasi).


PROPOSAL SPONSORSHIP
1. Proposal sponsorship berbeda dengan proposal kegiatan. Jika proposal kegiatan dimaksudkan untuk meminta persetujuan dari pihak-pihak terkait yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut. Maka proposal sponsorship merupakan proposal penawaran kerjasama agar sponsor dapat membantu jalannya program dari segi materil.
2. Bedakan packaging proposal sponsor dengan proposal kegiatan. Jika anda membuat proposal kegiatan dengan sangat sederhana (di print dan dijilid lakban, tanpa desain). Maka kualitas proposal sponsor harus 3x lipat proposal kegiatan dari segi packaging make it better than proposal kegiatan, make different, and u must make it unique (baik dari segi packaging maupun desain).
3. Perlakukan diri anda sebagai penyelenggara kegiatan yang mahal, elegan, dan berkualitas (jangan terkesan anda memelas meminta uang atau produk ke sponsor). Hal ini dikarenakan sponsor bukanlah tempat untuk meminta belas kasi dan sumbangan, pihak sponsorpun berharap akan mendapat balasan yg setimpal dari materi yang telah mereka keluarkan. Oleh karena itu, berikanlah tawaran kontrapretasi (timbal balik) yang seimbang dengan apa yang telah mereka berikan.
4. Ketika proposal telah dimasukkan ke perusahaan jangan pasif menunggu kabar, anda harus memfollow up terus perkembangan proposal (ingat pada tahap ini, andalah yang lebih membutuhkan bantuan sponsor bukan sebaliknya), jadi bersikaplah aktif dalam menjaga hubungan dengan sponsor dalam proses approval proposal anda.

Layout & Packaging Proposal sponsorship:

1. Bentuk
Buatlah proposal sponsorship dengan bentuk yang tidak biasa (jangan hanya berupa lembaran kertas A4 yang dijilid). Tidak ada salahnya untuk membentuk proposal dengan ukuran yang tidak biasa misalnya setengah ukuran A4.

2. COVER
Pengemasan proposal harus dikemas dan didesain sebaik mungkin. Media cetak proposal harus lebih tebal dibandingkan media cetak isi proposal (mis: kertas buffalo) disarankan juga agar media cetak proposal berwarna selain warna putih. Desainlah content proposal (judul,tema,instansi penyelenggara) dengan desain yang tidak konvensional. Pergunakanlah software photoshop atau corel untuk mendesain cover

3. Media Pencetakkan isi
Gunakanlah minimal kertas berstandar concord berwarna untuk mencetak isi proposal (hindarkan memakai kertas A4 putih polos). Pemilihan warna kertas untuk isi sebaiknya warna-warna netral dan tidak mencolok mata (warna-warna soft).

4. Desain Isi
Untuk desain isi sebaiknya tidak terlalu banyak (ramai), pergunakan desain di header atao footer saja, tidak disarankan untuk membuat background di tengah-tengah kertas karena hal ini akan menghalangi pembaca untuk membaca isi dari proposal tsb.

5. Penjilidan
Jika anda bermaksud untuk menjilid proposal sponsorsip anda, maka batasan minimal dari media jilid yg dipakai adalah jilid plastic. Akan jauh lebih baik jika menggunakan jilid spiral kawat.

6. Wrapping
Tidak banyak orang yang menyadari akan pentingnya kebaruan sebuah proposal. Setiap sponsor pasti menginginkan proposal baru yang belum dibaca oleh siapapun. Jadi, akan semakin lebih baik ketika sebuah proposal dibungkus rapi (bisa dengan plastic atau media lain seperti kertas transparan).

Jika anda diberikan kesempatan untuk presentasi, maka hal-hal yang perlu diperhatikan:
1. Persiapkan editorial presentasi anda secara matang (jika perlu hapalkan diluar kepala). Tidak perlu berbelit-belit dalam menjelaskan (singkat, padat, jelas).
2. Tidak perlu banyak orang utk presentasi (2 orang cukup).
3. Kenakan pakain terbaik anda, rapi , dan sopan (jangan memakai kaos, pakai sepatu).
4. Datanglah sebelum waktu yang telah ditentukan, hal ini akan menunjukkan hal positif terhadap anda, karena anda menghargai waktu (ingat kesempatan utk mempresentasikan proposal adalah kesempatan yang langka, jadi janagan pernah anda sia-siakan, satu menit waktu pihak perusahaan sama artinya uang bagi mereka).
5. Jangan lupa untuk membawa proposal cadangan, hal ini berkaitan dengan kemingkinan pertanyaan yg akan diajukan oleh pihak sponsor yang berkaitan dengan content proposal anda.
6. Anda bukan pengemis dan pihak sponsor bukan dermawan. Jadi, jangan terkesan merengek untuk meminta uang/produk bagi sponsor. Anda harus menekankan kontrapretasi apa yang nantinya akan sponsor dapatkan jika mereka mau membiayai program anda.
7. Jangan lupa untuk meninggalkan no contact anda untuk memudahkan pihak sponsor menghubungi anda.
8. Tanyakan kepada pihak sponsor kapan bisa mendapat keputusan. Dan jangan lupa untuk sesering mungkin memfollow up perkembangan sponsor.